Introducción

A veces por diferentes motivos se necesita dar de alta muchos usuarios, lo que llamamos importar por lotes. Bien porque los hemos exportado de otra plataforma o los tenemos en una hoja de cálculo. Office 365 permite importar desde un fichero CSV, eso si, debe tener un formato específico, separado por comas, por ejemplo no serviría un CSV separado por punto y comas.

Lo más fácil es contar con un fichero CSV de ejemplo, que el propio Microsoft nos suministra. Se puede descargar desde el siguiente enlace. Un fichero que una vez descargado lo podremos abrir con Excel y editarlo para preparar todos nuestros usuarios. Para abrirlo y poder trabajar con él lo haremos de la siguiente forma.

  1. Abrir Excel con un libro en blanco.
  2. Ir a la pestaña “Datos”.
  3. Importar desde “Texto/CSV”.
  4. Cubrir los campos y al finalizar, guardar como CSV.

Qué tener en cuenta. Los campos “obligatorios” serán el de nombre de usuario y el de “Display Name” o nombre para mostrar. Veremos más adelante que es lo que pasa con las contraseñas cuando se crean los usuarios por lotes. Es importante también saber el número de usuarios a importar, desde el entorno gráfico si nos pasamos de 200 nos pasará esto.

Hay que tener también en cuenta la posibilidad de según los creemos les asignemos una licencia, nos evitaría volver sobre ellos y asignarles la licencia. Tenemos el fichero, así que vamos al lío.

Importar por lotes

Método gráfico (desde el navegador)

Lo primero es acceder al centro de administración de Office 365 e ir hasta usuarios activos. Clicamos en el botón “Más” y seleccionamos la opción de “Importar varios usuarios“. Nos abrirá a la derecha una nueva pantalla. Os pongo una imagen.

Ahora es seguir el wizard. Buscamos el fichero en el equipo buscando en examinar, y pulsamos comprobar. Si hay algún error con el fichero os lo mostrará. Si está todo correcto también lo mostrará y pedirá pulsar en siguiente.

En la siguiente pantalla debemos completar lo que nos solicita. Establecer si los usuarios recién creados podrán iniciar sesión en Office 365 o no. Luego la ubicación, está será la misma para todos los usuarios que haya en el CSV para importar por lotes. Y lo siguiente es si les damos ya una licencia o por el contrario los creamos sin licencia. Aseguraros de tener licencias suficientes si os decantais por asignarles licencia al darlos de alta. Se asignará la misma/mismas licencia/licencias a todos, no se puede decidir a unos una y otros otra. Clicamos en siguiente.

Si todo ha salido bien, nos mostrará el final del proceso y nos mostrará dos posibilidades con respecto a las contraseñas. Descargar un fichero donde se muestra nombre de usuario y contraseña que se les ha creado automáticamente o que las envíe por correo electrónico a donde nosotros le digamos.

Cerramos y ya tenemos los usuarios importados, fácil. Solo queda distribuir las contraseñas, los usuarios cuando inicien sesión por primera vez se les pedirá que cambien la contraseña. En otra entrada veremos como hacerlo por Powershell evitando el límite de 200 usuarios por fichero y veremos si es posible al importar por lotes asignar una contraseña predefinida.

 

 

 

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